1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı; Kuruluşumuz bünyesinde başvurusu alınmış tüm kişilerin bilgilerinin ve soru ve materyallerinin gizliliğini ve bu bilgilerin muhafaza edilmesi ile güvenliğinin sağlanması faaliyetlerini açıklamaktır.

2. KAPSAM

Kuruluşumuzda aday, başvuru sahipleri, belgelendirilmiş personelin bilgileri ve bu bilgiler ile sınav soruları ve sınav sonuçlarını kapsar.

3. YETKİ VE SORUMLULUKLAR

Komite üyeleri ve dış kuruluşların ve belgelendirme kuruluşu adına hareket eden kimseler ve personel dâhil kuruluşta çalışan bütün elemanlar sorumludur.

DİYA GRUP “Gizlilik ve Güvenlik Prosedürü”nün uygulanmasından Kalite Yöneticisi, kontrolünden Genel Müdür yetkilidir.

4. TANIMLAR

Yetkili Kuruluş: Belgelendirme Kuruluşu ile arasında gizlilik beyanı olan ve bu beyanın yazılı ve yasal araçlar ile belirlendiği, Belgelendirme Kuruluşunu inceleme hakkına sahip kamu ya da özel kuruşlar ile yargı organları.

5. UYGULAMA

5.1 Gizlilik

DİYA GRUP personel belgelendirme sürecinde edinilmiş bütün bilgiler gizli bilgi olarak kabul edilir. DİYA GRUP, bilgilerin korunması ve ifşasına yönelik politika ve prosedürlerini oluşturmuştur.

Hazırlanan politika ve prosedürlerin dışına çıkılması durumlarında “Tarafsızlık Risk Analizi” formunda geçen yaptırımlar uygulanır.

5.1.1  Başvuru Talebinde Bulunmuş Kişilerin Bilgilerinin Gizliliği

Kuruluşumuzda çalışan personel ve belgelendirme merkezi adına hareket eden taşeron, tüzel kişi ya da şahıslar belgelendirme kuruluşuna başvuru talebinde bulunmuş tüm kişilerin bilgilerini yetkili kuruluş isteği olmadan kurum dışına açıklayamazlar. DİYA GRUP, gizli bilgileri kanunlar gereği ifşa etmek zorunda olduğu durumlarda, ilgili kanunlarca aksi belirtilmediği sürece, hangi bilgilerin ifşa edileceği konusunda; başvuru sahibi, aday veya belgelendirilmiş kişiyi yazılı olarak bilgilendirilir. Kuruluşumuz, karşı taraf onay verirse kişinin bilgilerini açıklama hakkına sahiptir. Aksi takdirde hiçbir bilginin açıklaması yapılmaz

Başvuru prosesinde çalışan personel, kuruluşumuz ile çalıştığı süre boyunca ve sonrasında da yetkili kuruluşların isteği dışında başvurusu alınmış tüm kişilerin bilgilerini sözlü ya da yazılı olarak açıklayamayacaklarına dair yasal beyanlarını, imzaladıkları “Personel Tarafsızlık ve Gizlilik Taahhütnamesi” ile taahhüt ederler. Tüzel kişilikler ise imzaladıkları sözleşmeler ile bu beyanı taahhüt ederler.

5.1.2 Sınav Soruları ve Diğer Sınav İçeriklerinin Gizliliği

DİYA GRUP sınav soru listelerine Genel Müdür, Kalite Yöneticisi, Program Komitesi dışında ki hiçbir personel erişemez, kullanamaz ve dağıtamaz. Soru listeleri; merkezi server üzerinde yetki kısıtlaması dahilinde erişilebilir durumdadır.

5.2 Güvenlik

DİYA GRUP gizlilik esaslarını da sağlamak adına, belgelendirme faaliyetlerinde elde edilen dokümantasyonun, araç ve gereçler için güvenli ortamlar oluşturulmuştur. Güvenlik ihlallerinin oluşması halinde, düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmek için gereken tedbirlere sahiptir.

5.2.1 Sınav Materyallerinin Güvenliği

Sınav soru listeleri; merkezi server üzerinde yetki kısıtlaması dahilinde erişilebilir durumdadır. Tüm revizyonlar bu server üzerinden yapılır ve server DİYA GRUP dışında uzak server da yedeklenir.

Sınav materyallerinin güvenliğini güvence altına almak maksadıyla;

1. Materyallerin yerleri (taşıma, elektronik teslim, saklama, elden çıkarma, sınav merkezi vb.),
2. Materyallerin mahiyeti (elektronik, kâğıt, test donanımı vb.),
3. Sınav prosedürünün aşamaları (oluşturma, idare, sonuçların raporlanması gibi),
4. Sınav materyallerinin tekrar kullanımından kaynaklanan tehditler,

gibi hususlar sürekli takip ve kontrol edilmekte, gereken tedbirler alınmaktadır.

5.2.2 Belgelendirme Kayıtlarının Güvenilirliği

Belgelendirme hizmeti başvurusu alınmış tüm kişiler de dâhil Kuruluşumuzda özlük dosyaları oluşturulur. Bu dosyalar Kuruluşumuz için planlanmış arşivde saklanır. Ofis içerisinde 24 saat kamera ile izleme yapılmaktadır ve şirketin güvenliği alarm sistemi ile sağlanır. Arşiv içindeki dolaplar anahtarlıdır.

5.2.3 Belgelendirme Kayıtlarının Yedeklenmesi

Soruların dışındaki elektronik veriler Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre yedeklenir.

5.3 Hileli Sınav Teşebbüsünün Önlenmesi

DİYA GRUP, teorik, mülakat/sözlü ve performans sınavlarının uygulanmasına yönelik aşağıdaki güvenlik önlemleri uygulanacaktır:

1. DİYA GRUP, adayların gizli sınav materyallerini ifşa etmeme ve hileli sınav uygulamalarında yer almama taahhütlerini ortaya koyan bir gizlilik anlaşması yani DİYA GRUP tarafından düzenlenen personel belgelendirme Başvuru Formu’nda yer alan “Taahhüt ve Sınav Şartları” bölümünü imzalamalarını zorunlu kılar.
2. DİYA GRUP, sınavlarda hilekarlıkların (kopya çekme vb.) oluşmaması için her sınavda kamera kaydı alır ve sınavlarda bir gözetmen ya da sınav yapıcısını hazır bulundurur.
3. Adayların sınava girebilmeleri için Sınava Giriş Belgesinden başka fotoğraflı ve onaylı özel kimlik belgelerini de yanlarında bulundurmaları zorunludur. Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi kabul edilir. Bunların dışındaki, meslek kimlik kartları vb. diğer tüm belgeler sınava giriş için geçerli belgeler sayılmayacaktır. Nüfus cüzdanında soğuk damga basılı olmalı, adayın güncel bir fotoğrafı ve T.C. Kimlik Numarası bulunmalı, pasaportun süresi geçerli olmalıdır.
4. Sınav başladıktan sonra adaylar tuvalet, su vb. ihtiyaçları için sınav salonundan dışarıya çıkarılmayacaktır. Sınav salonundan dışarıya çıkan aday kesinlikle sınav salonuna geri alınmayacaktır.Sağlık nedeniyle sınav süresince yanlarında bulundurmaları zorunlu araç-gerecin veya ilacın sınav salonuna alınmasını talep eden adaylar bu durumlarını geçerli sağlık kurulu raporu ile DİYA GRUP’a sınav öncesinde Başvuru Formunda bildirecekler ve kendilerinin özel bir sınav alanında sınava alınmalarını talep edebileceklerdir.
5. Sınav alanında Sınav Yapıcı ve Gözetmenler dışında hiç kimsede cep telefonu ve iletişim aracı bulunmayacaktır.
6. Sınav için gerekli olan kırtasiye malzemeleri DİYA GRUP tarafından her bir aday için temin      edilecektir. Sınav alanına her türlü yardımcı aracın getirilmesi yasaktır. Adaylar sınava şeffaf şişe içinde su getirebileceklerdir.
7. Sınavın yapıldığı her salon DİYA GRUP tarafından kamera ile kayıt altına alınacaktır. Kamera kayıtlarının incelenmesinden sonra sınav kurallarına uymadığı tespit edilen adayların sınavları DİYA GRUP tarafından geçersiz sayılacaktır.