1. AMAÇ

Bu prosedürün oluşturulma amacı; belgelendirme faaliyetlerinin kuruluşumuz politika ve hedeflerine göre uygulamaya yansımasını ve sistemlerde gerekli düzenlemelerin ve düzeltmelerin zamanında yapılmasını sağlamaktır.

2. KAPSAM

DİYA GRUP “Belgelendirme Prosedürü” kuruluşumuzda kadrolu veya sözleşmeli olarak çalışan tüm personeli kapsar.

3. YETKİ ve SORUMLULUKLAR

DİYA GRUP Belgelendirme İş Akış Süreci’nin uygulanmasından MYB Bölümü Müdürü, kontrolünden Şirket Genel Müdürü sorumludur.

4. TANIMLAR

Aday: Ulusal yeterliliklere göre belgelendirilmek üzere başvuru yapan ve yeterliliğe giriş şartlarını taşıyan kişiyi,

Personel: Belgelendirme kuruluşunun belgelendirme faaliyetlerini yürüten, iç veya dış kaynaklı kişileri,

Birim Başarı Belgesi: Bireylerin başarılı oldukları yeterlilik birimlerini gösteren, DİYA GRUP Mesleki Yeterlilik Bölümü tarafından düzenlenen belgeyi,

Europass Sertifika Eki: Mesleki eğitim veya yeterlilik belgesine sahip olan bireylerin edindikleri bilgi ve becerilerini şeffaf ve karşılaştırılabilir şekilde tanımlayan belgeyi,

Gezici Sınav Birimi: DİYA GRUP Mesleki Yeterlilik Bölümü’nün kendisine ait veya protokol ile temin ettiği sınav merkezleri dışında kullanılan sınav alanlarını,

Kanun: 21/9/2006 tarihli ve 5544 sayılı Mesleki Yeterlilik Kurumu Kanununu,

Mesleki Yeterlilik Belgesi: DİYA GRUP Mesleki Yeterlilik Bölümü tarafından düzenlenen ve sınavlarda başarılı olanlara verilen MYK Mesleki Yeterlilik Belgelerini,

Ulusal Yeterlilik: Ulusal meslek standardı veya uluslararası standartlar temel alınarak hazırlanan, Mesleki Yeterlilik Kurumu Yönetim Kurulu tarafından onaylanan ve belgelendirme süreçlerinde kullanılan belgeyi,

Yeterlilik Birimi: Ulusal yeterliliklerde zorunlu veya seçmeli olarak yer alan, bağımsız olarak ölçülebilen, transfer edilebilir yeterlilik bölümünü ifade eder.

5. UYGULAMA

5.1 Genel Hususlar

5.1.1 Tarafsızlık İlkesi

DİYA MYK Eğitim ve Belgelendirme Merkezi, belgelendirme faaliyetlerinin tüm safhalarını tarafsızlık ilkesi çerçevesinde yürütecektir. Tüm çalışanlar tarafsızlığın öneminin bilincinde olacak, çıkar çatışmalarını tespit ettiği anda durumu Kalite Temsilcisine bildirecek, belgelendirme faaliyetlerindeki objektifliğimize gölge düşürecek tutum ve davranışlar içinde olmayacaktır.

Hiçbir çalışanımız, belgelendirme faaliyetleri esnasında, adaylara aşırı mali şartlar veya bir birlik veya gruba üye olunması gibi diğer sınırlayıcı şartlar öne sürmeyecektir. Başvuru sahipleri ve adayların erişimi zorlaştırıcı veya engelleyici davranışlar sergilemeyecektir.

Tüm personel belgelendirme faaliyetlerinin tarafsızlığından sorumludur ve tarafsızlığı tehlikeye atacak ticari, mali ve diğer baskılar tespit edildiğinde durumu Kalite Temsilcisine bildirecektir.

Hiçbir kişi veya kuruluşa, yeni adayların kuruluşumuza belgelendirilmek üzere yönlendirilmesi karşılığında satış komisyonu ödenmeyecek veya başka türlü teşvikleri verilmeyecektir.

Eğitimin tamamlanması, belgelendirme programının belirtilmiş bir şartı olmasına bağlı değildir. DİYA MYK Eğitim ve Belgelendirme Merkezi tarafından eğitim verilmesi, belgelendirme faaliyetlerinin tarafsızlığını tehlikeye atmayacak, değerlendirme ve belgelendirme şartlarını hafifletmeyecektir. Kuruluşumuzdan eğitim alan veya almayan tüm adaylara, sınavlarda eşit yaklaşılacaktır. Eğitim hizmetinin alınması, belgelendirmenin daha basit, daha kolay veya daha ucuz olacağını anlamı taşımayacaktır. Her iki hizmetin (eğitim ve belgelendirme) kullanımı başvuru sahibine herhangi bir avantaj sağlamayacaktır. Eğitim hizmeti almak isteyenlerin, bu eğitimi kuruluşumuzdan alma gibi bir zorunluluğu bulunmamaktadır.

DİYA GRUP tarafından gerçekleştirilen tüm belgelendirme prosedürleri eğitimden bağımsızdır.

Kuruluşumuzda eğitim veren personel, eğitim faaliyetlerinin sonuçlandığı tarihten itibaren 2 yıllık bir dönem içinde, eğitim verdiği bir adayın sınav yapanı olarak görev almayacaktır.

5.1.2 Kayıtların Muhafazası ve Açıklanması İlkesi

Başvuru sahipleri, adaylar ve belgelendirilmiş kişilere ilişkin kayıtlar “Kayıtların Muhafazası ve Açıklanması Prosedüründe” ayrıntılı olarak açıklandığı şekilde tutulacak ve muhafaza edilecektir. Kayıtlar, en az bir tam belgelendirme çevrimi süresince veya kendi talimatlarında belirtilen zaman süresince saklanacaktır.

Gelen talep doğrultusunda, belgelendirme sorumlusu tarafından yasaların bu tür bilgilerin açıklanmamasını gerektirdiği durumlar hariç; bir kişinin güncel, geçerli bir belgelendirmeye sahip olup olmadığına ve bu belgelendirmenin kapsamına ilişkin bilgiler verilecektir.

Belgelendirme sorumlusu tarafından kuruluşumuz internet sayfasında, belgelendirme programının kapsamı, belgelendirme prosedürü genel bir tanımına ilişkin bilgiler ve belgelendirme programının tüm ön şartlarının güncel halde bulunması sağlanacaktır.

Belgelendirme prosedürü sırasında elde edilen tüm bilgiler gizli tutulacaktır. Belgelendirme prosedürü sırasında elde ettiğimiz veya başvuru sahibinin, adayın veya belgelendirilmiş kişi dışındaki kaynaklardan elde ettiğimiz bilgiler, yasaların bu tür bilgilerin açıklanmamasını gerektirdiği durumlar hariç, kişinin (başvuru sahibi, aday veya belgelendirilmiş kişi) yazılı izni olmaksızın yetkisi olmayan bir tarafa açıklanmayacaktır. Yasal zorunluluktan dolayı gizli bilgileri vermemiz gerektiğinde, yasal bir engel yoksa temin edilecek bilgiler söz konusu kişiye bildirilecektir.

5.1.3 Belgelendirme Faaliyetinin İcrası

5.1.3.1   Başvuru Faaliyetleri

“MPR.002 Başvuru Prosedüründe” açıklandığı şekildedir.

5.1.3.2   Değerlendirme Faaliyetleri

“MPR.003 Değerlendirme Prosedüründe” açıklandığı şekildedir.

5.1.3.3  Belgelendirme Kararının Verilmesi

Sınav sonuçları ve sınavlarla ilgili dokümanlar, sınav görevlileri tarafından Değerlendirme Sorumlusuna sunulur.

Değerlendirme sorumlusu başvuru dokümanları ile sınav sonuçlarını, MYK Müdürü tarafından belirlenen ve değerlendirici olarak görev almamış ilgili kominetinin Karar Vericisine sunar. Karar verici “MFR.040 Belgelendirme Karar Formuna” göre adayın teorik ve performans sınavlarını değerlendirerek belgelendirme kararını verir.

Kişiler/kuruluşlar, DİYA Grup’un almış olduğu kararlara, kararın bildirilmesini takiben 5 iş günü içerisinde itiraz edebilirler. İtirazlar, İtiraz-Şikayet Prosedürü’ ne uygun olarak değerlendirilir.

5.1.3.4  Belge Düzenlenmesi ve İçerik

Karar Verici tarafından belge düzenlenmesine karar verilmesi halinde, belgelerin düzenlenmesi ve adaylara teslim edilmesi işlemleri MYK Müdürlüğü tarafından yürütülür.

MYK süreçlerinde belgelerin hazırlanması MYK Portalı üzerinden gerçekleştirilmekte, belge tanzimleri ise Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından yapılmaktadır. Tanzim edilen belge Karar Verici tarafından imzalanır. Mesleki Yeterlilik belgelerinde ilave olarak hologram kullanımı gerçekleştirilmektedir.

Belge tanzimi Mesleki Yeterlilik Kurumu Markasının Kullanımına İlişkin Usul ve Esaslar mevzuatına uygun olarak gerçekleştirilir.

Düzenlenen belgede, minimum aşağıda belirtilen bilgiler yer alır:

  • DİYA Grup’un ünvanı, tam adresi, telefonları ve web adresi
  • Kişinin adı,
  • Belge tarihi ve geçerlilik süresi (Belge geçerlilik tarihi test tarihi dikkate alınarak verilir.)
  • Test tarihi,
  • Belge numarası,
  • Personel belgelendirme kapsamı
  • İlgili standard(lar) ve/veya diğer standard özelliğindeki dokümanlar.

Belgelerin numaralandırılması iki şekilde gerçekleştirilir;

  • Personel Belgelendirme Akreditasyonu MYK yetkisi olmadan; Personel Belgelendirme Firma Adı/İlgili Standart/Yıl-Sıra No şeklinde yapılır. Örnek: Doğal gaz çelik boru kaynakçı belgelendirmesi sertifika numaralandırması, DİYA/ 11UY0033-3 /2017-34 şeklinde yapılır.
  • Personel Belgelendirme Akreditasyonu MYK yetkisi ile; Belge numaraları MYK web Portalı üzerinden MYK tarafından verilmektedir. Farklı numaralandırma kullanılamaz.
  • Düzenlenen belgeler ilgili takip listesine eklenir ve belgenin geçerliliği web sitesinden (www.myk.diyagrup.com) sorgulanabilir.

Belgelendirilen personelin EUROPASS Sertifika Eki DİYA GRUP tarafından hazırlanmaktadır.

5.1.3.5  Belgenin Teslim Edilmesi

Belge sahiplerinin ilgili yeterliliğe ait Sınav Başvuru Formunda belirtmiş oldukları iletişim adreslerine iadeli taahhütlü posta ile gönderilir veya adayın başvurması halinde elden teslim edilir. Belge tesliminden önce aday “MFR.010 Mesleki Yeterlilik Belgesi Teslim Formu” ile “MFR.005 Belge, Marka ve Logo Kullanım Sözleşmesini” imzalar.

5.2 Gözetim Faaliyetleri

Gözetim periyotları ve yöntemleri, ilgili Belgelendirme Programında belirtilmiş olup, “MPR.006 Gözetim Prosedüründe” açıklandığı şekilde uygulanmaktadır.

5.3 Belge Yenileme Faaliyetleri

Belge yenilemede uygulanacak ölçme ve değerlendirme faaliyetleri, ilgili Belgelendirme Programında tanımlanmış olup, “MPR.007 Yeniden Belgelendirme Prosedüründe” açıklandığı şekilde uygulanmaktadır.

5.4 Belgelendirme Güvenliği

“MPR.008 Belgelendirme Güvenliği Prosedüründe” açıklandığı şekildedir.

5.5 Belgelendirmenin Askıya Alınması veya Geri Çekilmesi ya da Kapsamının Daraltılması

“MPR.010 Belgelendirmenin Askıya Alınması veya Geri Çekilmesi ya da Kapsamının Daraltılması Prosedüründe” açıklandığı şekildedir.

5.6 Belgelendirme Programlarında Değişikliklere Yapılacak İşlemler

“MPR.011 Belgelendirme Programı Gözden Geçirme ve Değişiklik Prosedüründe” açıklandığı şekildedir.

5.7 Dış Kaynak Takip ve Kullanımı

“MPR.012 Dış Kaynak Takip ve Kullanım Prosedüründe” açıklandığı şekildedir.

5.8 Belge, Marka ve Logo Kullanımı

“MPR.013 Belge, Marka ve Logo Kullanımı Prosedüründe” açıklandığı şekildedir.

5.9 İtiraz ve Şikayetlerin Alınması, Değerlendirilmesi ve Karar Verilmesi

“İPR.007 İtiraz ve Şikayetlerin Alınması, Değerlendirilmesi ve Karar Verilmesi Prosedüründe” açıklandığı şekildedir.

6. DİĞER HUSUSLAR

Belgelendirme faaliyetleri için belirlenen ücret politikası İdari ve Mali İşler Sorumlusu tarafından yıllık olarak belirlenecek, MYB Bölümü Müdürünün kontrolünü müteakip Genel Müdür tarafından onaylanacaktır. Ücret tarifelerinde ulusal yeterliliğin tamamı için başvuruda bulunan adaylardan alınacak ücretlerin yanı sıra yeterlilik birimine ya da sınavın türüne göre başvuruda bulunacak adaylardan alınacak ücretler de belirtilecektir. Ücret politikası belirlenirken, belge masrafları, değerlendirici personel ücretleri, sabit giderler (kırtasiye, ulaşım, vergi gibi), dış kaynak kullanım ücretleri vb. giderlerin yanında, diğer belgelendirme kuruluşlarının ücretleri de incelenecektir.

Ücret tarifeleri, geçerli olacağı yıldan bir önceki yılın sonuna kadar Mesleki Yeterlilik Kurumunun bilgisine sunulacaktır. Ücret tarifeleri Mesleki Yeterlilik Kurumu ile imzalanan sözleşme tarihinden itibaren on iş günü içerisinde firmamız internet sitesinde yayımlanarak uygulamaya konacaktır. Firma internet sitesinde yayımlanmamış hiçbir ücret tarifesi uygulamaya konulamaz.

Belirlenen ücret tarifeleri, yılda en çok iki kez olmak üzere giderlerimizdeki ve Tüketici Fiyat Endeksindeki değişimleri dikkate alarak güncellenebilir. Güncellenen ücret tarifeleri Mesleki Yeterlilik Kurumuna bildirilir ve bildirim tarihinden itibaren on iş günü içerisinde Mesleki Yeterlilik Kurumu internet sitesinde yayımlanır. Güncellenen ücret tarifesi yayımlanmadan değişiklikler uygulanmayacaktır.

Sınav ücretlerini yatırmayan personel sınava alınmayacaktır.

Firma dışından değerlendirici kullanılacaksa, bu personel ile yapılacak sözleşme İdari ve Mali İşler Sorumlusu tarafından hazırlanacaktır. Sözleşmede firmamızı Firma Genel Müdürü temsil edecektir.

Kadrolu veya sözleşmeli her personel için ayrı personel dosyaları tutulacak ve İdari ve Mali İşler Sorumlusu tarafından muhafaza edilecektir.

Tarafsızlık komitesi Genel Müdür tarafından kurulup işletilecektir.

“İFR.005 Tarafsızlık Taahhütnamesi” Kalite Yöneticisi tarafından, her personel için farklı olarak hazırlanacak ve personelin şahsi dosyalarında muhafaza edilecektir.

7. REFERANS Dokümanlar

7.1 MPR.002 Başvuru Prosedürü

7.2 MPR.003 Değerlendirme Prosedürü

7.3 MPR.006 Gözetim Prosedürü

7.4 MPR.007 Belge Yenileme Prosedürü

7.5 MPR.008 Belgelendirme Güvenliği Prosedürü

7.6 MPR.010 Belgelendirmenin Askıya Alınması veya Geri Çekilmesi ya da Kapsamının Daraltılması Prosedürü

7.7 MPR.011 Belgelendirme Programı Gözden Geçirme ve Değişiklik Prosedürü

7.8 MPR.012 Dış Kaynak Takip ve Kullanım Prosedürü

7.9 MPR.013 Belge, Marka ve Logo Kullanımı Prosedürü

7.10 İPR.007 İtiraz ve Şikayetlerin Alınması, Değerlendirilmesi ve Karar Verilmesi Prosedürü

7.11 MFR.010 Mesleki Yeterlilik Belgesi Teslim Formu

7.12 MFR.005 Belge, Marka ve Logo Kullanım Sözleşmesi

7.13 İFR.005 Tarafsızlık Taahhütnamesi